Se anche tu ti distrai facilmente ed arrivi alla fine della giornata avendo concluso poco, queste quattro domande possono aiutarti ad aumentare la tua produttività.
Hai mai avuto questo tipo di esperienza? Ti sei alzato la mattina desideroso di avere una giornata produttiva. Hai acceso il computer e, prima che te ne rendessi conto, hai già passato un\’ora a navigare in Internet senza nemmeno iniziare a fare qualcosa di utile. Nel pomeriggio invece hai esplorato alcuni siti necessari per portare a termine il tuo lavoro, ma hai finito per dedicarci troppo tempo. Ancora peggio, quando hai provato a fare il lavoro vero e proprio ti sei sentito affaticato dopo solo 20 minuti ed hai pensato d\’aver bisogno di una pausa.
Sarai d\’accordo con me nell\’affermare che questa non era certo stata una giornata produttiva. Fortunatamente, ci sono quattro semplici domande che potrai porti e che potranno aiutarti a superare questo problema la prossima volta che si verificherà. Queste domande devono diventare una parte indispensabile della tua cassetta degli attrezzi per la produttività.
Durante il giorno poniti più volte queste domande e agisci in base alle risposte.
Qual è il compito più importante da svolgere ora?
In qualsiasi momento ci sono solo due semplici regole di base per la produttività: 1. Non essere inattivo 2. Svolgi il compito più importante. Di conseguenza, dovresti sempre capire qual è il compito più importante in un dato momento. Se vuoi definire il compito più importante definiscilo come il compito che farà la differenza nella tua vita se lo fai ora. Oltre a questo devi tenere conto del tuo attuale livello di energia e della quantità di tempo che hai a disposizione.
Porti questa domanda ti aiuta in almeno due modi:
- Ti aiuta a capire qual è la cosa giusta da fare.
- Ti dà uno scopo chiaro in mente che ti impedisce di essere distratto da altre cose.
Ha bisogno di darti un tempo?
Dopo aver saputo qual è l\’attività più importante, dovresti chiedere se l\’attività che stai per svolgere deve essere cronometrata o no. Usato correttamente, il timer è un ottimo strumento per aumentare la tua produttività .
Minimo o massimo?
- Stabilisce un limite minimo di tempo per iniziare a lavorare.
- Stabilisce un limite massimo di tempo per non spendere troppo tempo.
Dopo aver deciso che l\’attività deve essere cronometrata, dovresti decidere come utilizzare il timer. Lo userai per impostare il limite minimo o massimo.
Il minimo viene utilizzato per le attività su cui è necessario lavorare per almeno un certo periodo di tempo per essere produttivi. Ad esempio, se sei uno scrittore potresti decidere di dover scrivere almeno 3 ore al giorno.
Il massimo viene utilizzato per le attività su cui è necessario lavorare al massimo per un certo periodo di tempo affinché tu sia produttivo. Ad esempio, puoi limitare la lettura delle notizie a un massimo di 30 minuti al giorno per avere ancora abbastanza tempo per fare altre cose.
Qual è la prossima azione?
Mentre svolgi qualsiasi compito, dovresti sempre chiedere quale sarà la prossima azione fisica.
Le azioni fisiche sono azioni semplici che puoi fare “senza pensare” . Un compito complesso potrebbe solitamente essere suddiviso in diverse azioni fisiche. Di conseguenza, per ogni dato compito ti porrai questa domanda più volte. Ad esempio, se la tua attività è \”creare il rapporto sulle vendite\”, la prima azione fisica potrebbe consistere nel chiamare Marco per chiedere informazioni sui dati di vendita del mese scorso\”.
Porti questa domanda ti fa uscire dallo stato di inerzia. Spesso siamo intrappolati nello stato di inazione perché non sappiamo quale sarà la prossima azione fisica che dovremo compiere. Il compito quindi sembra così complicato che decidiamo di rimandarlo. Suddividendo il compito in azioni fisiche, il compito sembrerà molto più semplice poiché le azioni fisiche possono essere eseguite \”senza pensare\”.
Vedrai che armato di queste quattro domande saprai quale sarà la cosa giusta da fare, aumenterai la tua produttività usando il timer e uscirai dallo stato di inerzia per davvero .
Non ci sono scuse per la distrazione. Impara a gestirti – Jane Austen
